Cum ceri copii din dosarul personal de la angajator: termenul este de 15 zile lucrătoare

Dreptul salariatului și al fostului salariat la documentele păstrate de angajator, explicat pe baza Codului muncii și a HG nr. 295/2025.

Poți cere în scris copii ale documentelor care există în dosarul tău personal, chiar dacă nu mai lucrezi la acel angajator. Angajatorul trebuie să le elibereze în 15 zile lucrătoare de la solicitare, în copii certificate pentru conformitate cu originalul.

Cererea poate privi contractul individual de muncă, actele adiționale, deciziile de suspendare sau încetare și alte documente aflate efectiv în dosar. Separat, poți solicita o adeverință despre activitatea desfășurată, durata activității, salariu și vechime, iar datele transmise în registrul salariaților pot fi consultate prin REGES Online.

Pentru a putea dovedi termenul, trimite cererea printr-un canal care lasă o urmă: registratura angajatorului, scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau adresa oficială de e-mail folosită pentru relația de muncă.

Ce documente poți cere din dosarul personal

HG nr. 295/2025 privind REGES Online prevede că dosarul personal cuprinde cel puțin:

actele necesare angajării;
contractul individual de muncă;
actele adiționale;
actele privind modificarea, suspendarea și încetarea contractului;
actele de studii și certificatele de calificare;
alte documente care susțin legalitatea și corectitudinea datelor completate în registru.

Lista este una minimă. Conținutul concret diferă în funcție de locul de muncă și de documentele întocmite în timpul raportului de muncă. Dreptul la copie privește documentele existente în dosarul tău, nu obligă angajatorul să creeze retroactiv un act care nu a existat.

Formulează cererea suficient de precis. De exemplu, poți solicita „copie certificată a contractului individual de muncă și a tuturor actelor adiționale” sau poți indica o anumită decizie de suspendare ori încetare. O cerere clară reduce riscul ca angajatorul să trimită doar o parte dintre documente.

Termenul este de 15 zile lucrătoare

Articolul 8 alin. (4) din HG nr. 295/2025 obligă angajatorul să elibereze copiile în 15 zile lucrătoare de la data solicitării scrise. Se numără zilele lucrătoare, nu zilele calendaristice.

Copiile trebuie certificate pentru conformitate cu originalul de reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana împuternicită. O fotografie informală ori un document fără o confirmare a conformității nu este același lucru cu o copie eliberată potrivit hotărârii.

Termenul curge de la data la care cererea ajunge la angajator. De aceea, dovada înregistrării este importantă. Dacă predai cererea personal, solicită număr și dată pe exemplarul tău. Pentru e-mail, păstrează mesajul trimis și confirmarea de primire, dacă există.

Model simplu de cerere

Cererea poate fi scurtă. Include datele care permit identificarea ta și a perioadei lucrate, documentele solicitate și modul în care vrei să le primești.

Către [denumirea angajatorului]

Subsemnatul/Subsemnata [nume], fost/actual salariat, vă solicit, în temeiul art. 8 alin. (4)-(5) din HG nr. 295/2025, eliberarea unor copii certificate pentru conformitate cu originalul ale următoarelor documente existente în dosarul meu personal: [lista documentelor].

Am desfășurat activitate în perioada [perioada], în funcția [funcția, dacă este cunoscută]. Solicit transmiterea documentelor la [adresă/e-mail] sau comunicarea datei la care pot fi ridicate.

Data, numele și semnătura.

Nu trimite mai multe date personale decât sunt necesare. Dacă angajatorul are mai mulți salariați cu nume apropiate, poate fi util să indici perioada lucrată, funcția și un identificator folosit în relația de muncă. CNP-ul integral nu ar trebui transmis printr-un canal nesigur dacă identificarea poate fi făcută altfel.

Copiile din dosar, adeverința și extrasul REGES sunt documente diferite

O cerere pentru copii din dosarul personal nu este identică cu o cerere de adeverință de vechime.

Articolul 34 alin. (5) din Codul muncii obligă angajatorul să elibereze, la cererea salariatului sau fostului salariat, un document care atestă activitatea, durata acesteia, salariul și vechimea în muncă, în meserie și în specialitate. HG nr. 295/2025 stabilește pentru această adeverință un termen de cel mult 15 zile lucrătoare.

La încetarea activității, angajatorul trebuie să elibereze adeverința și un extras din registru certificat prin semnătură. Dacă nu le-ai primit, le poți cere ulterior în scris.

REGES Online permite salariatului și fostului salariat să consulte datele care îl privesc și să genereze un extras. Extrasul arată informațiile transmise în registru, însă nu înlocuiește toate actele din dosar. De exemplu, un act adițional poate conține clauze care nu apar integral în extras.

Într-o singură cerere poți solicita separat:

copiile certificate ale documentelor din dosar;
adeverința privind activitatea, salariul și vechimea;
extrasul din registru, dacă ai nevoie și de forma certificată de angajator.

Ce verifici după ce primești documentele

Compară documentele între ele și cu datele din REGES Online. Verifică în special:

data începerii activității;
funcția și norma de lucru;
salariul și actele care l-au modificat;
perioadele și temeiurile suspendărilor;
data și temeiul încetării contractului;
semnăturile și confirmarea conformității copiilor.

O diferență nu trebuie corectată direct pe copia primită. Cere angajatorului, în scris, să explice neconcordanța și, dacă este cazul, să corecteze documentul ori datele transmise în registru prin procedura legală.

Ce faci dacă angajatorul nu răspunde

Trimite o revenire scrisă după expirarea termenului și atașează dovada primei cereri. Indică documentele lipsă și data de la care calculezi cele 15 zile lucrătoare.

Dacă angajatorul refuză sau nu răspunde, poți sesiza inspectoratul teritorial de muncă din raza sediului angajatorului. Sesizarea trebuie să conțină faptele concrete, datele angajatorului și copii după cerere și dovada transmiterii. Inspectoratul poate verifica respectarea obligațiilor de muncă, dar nu soluționează în locul instanței un litigiu privind despăgubiri ori autenticitatea unui înscris contestat.

Pentru un document necesar într-un termen scurt, nu aștepta fără dovadă. Menționează în cerere data până la care îți este util, dar reține că termenul legal al angajatorului rămâne cel de 15 zile lucrătoare.

Dacă firma este în insolvență, faliment sau lichidare

Situația este diferită când angajatorul se află în insolvență, faliment sau lichidare. Codul muncii prevede că administratorul judiciar sau lichidatorul judiciar eliberează documentul care atestă activitatea, în termen de maximum 60 de zile calendaristice.

Identifică practicianul în insolvență desemnat în dosar și trimite cererea la datele sale oficiale de contact. Precizează fostul angajator, perioada lucrată și documentul de care ai nevoie. Pentru copii ale unor acte arhivate, poate fi necesară identificarea deținătorului legal al arhivei.

Regula verificată și recomandarea practică

Regula verificată: actualul sau fostul salariat poate cere în scris copii certificate ale documentelor existente în dosarul personal, iar angajatorul trebuie să le elibereze în 15 zile lucrătoare.

Recomandare practică: cere exact documentele de care ai nevoie și păstrează dovada datei la care solicitarea a ajuns la angajator. Pentru verificarea completă a istoricului, compară actele cu adeverința și extrasul REGES Online.

Pe scurt

Dreptul aparține atât salariatului actual, cât și fostului salariat.
Cererea trebuie formulată în scris.
Termenul de eliberare este de 15 zile lucrătoare.
Copiile trebuie certificate pentru conformitate cu originalul.
Adeverința de activitate și extrasul REGES sunt distincte de copiile dosarului.
La încetarea contractului, angajatorul trebuie să elibereze adeverința și extrasul din registru.
Dacă angajatorul nu răspunde, păstrează dovezile și poți sesiza ITM.

Întrebări frecvente

Pot cere dosarul personal după ce am plecat din firmă?

Da. HG nr. 295/2025 acordă dreptul atât salariatului, cât și fostului salariat.

Angajatorul trebuie să îmi dea originalele?

Nu. Regula privește copii ale documentelor existente în dosar, certificate pentru conformitate cu originalul.

În cât timp trebuie să primesc copiile?

În 15 zile lucrătoare de la data solicitării scrise primite de angajator.

Extrasul REGES înlocuiește contractul și actele adiționale?

Nu. Extrasul arată datele transmise în registru. Contractul și actele adiționale conțin clauzele convenite și pot include informații care nu apar integral în extras.

Unde reclam refuzul angajatorului?

Poți sesiza inspectoratul teritorial de muncă competent și poți atașa cererea, dovada transmiterii și răspunsul primit, dacă există. Pentru pretenții individuale sau despăgubiri poate fi necesară calea judiciară.

Fraze-cheie SEO

copii dosar personal salariat
cerere documente de la angajator
termen 15 zile lucrătoare angajator
copie contract de muncă
acte adiționale fost salariat
adeverință de vechime termen
extras REGES Online
angajator refuză documentele
sesizare ITM documente salariat

Surse oficiale

Material informativ general. Nu reprezintă consultanță juridică individuală.

Transparență AI: Acest material poate fi redactat sau structurat cu ajutorul unor instrumente AI și este verificat editorial înainte de publicare. Imaginile generate sau modificate cu AI sunt folosite cu rol ilustrativ.