Răspuns rapid: Pentru înființarea unui PFA în 2026 alegi cel mult cinci clase CAEN Rev.3, rezervi denumirea, stabilești sediul profesional, pregătești dovada calificării dacă activitatea o cere și depui cererea de înregistrare și autorizare la ONRC. Dosarul poate fi transmis la ghișeu, prin poștă sau curier, prin e-mail cu semnătură electronică ori prin portalul ONRC. Certificatul de înregistrare conține codul unic de înregistrare; nu se solicită separat un alt CIF după înmatriculare.

Expresia „înființare PFA 2024” continuă să fie căutată, dar informațiile din acel an nu trebuie folosite fără verificare. Din 2025 se utilizează clasificarea CAEN Rev.3, iar regulile fiscale și formularele se pot modifica anual. Acest ghid descrie situația verificată la 26 iulie 2026.

Când este PFA forma potrivită

Persoana fizică autorizată desfășoară activitate economică folosind în principal propria muncă și aptitudinile profesionale. Nu are personalitate juridică distinctă de titular, așa cum are un SRL. Titularul răspunde pentru obligațiile activității cu patrimoniul de afectațiune, dacă a fost constituit, iar în completare cu întreg patrimoniul său, potrivit legii.

PFA poate fi adecvat pentru un profesionist care lucrează singur, are o activitate clară și nu urmărește o structură cu mai mulți asociați. OUG nr. 44/2008, în forma actualizată limitează obiectul unui PFA la cel mult cinci clase CAEN și permite angajarea a cel mult trei persoane cu contract individual de muncă.

Un titular poate fi simultan salariat la o altă persoană, inclusiv într-un domeniu asemănător. Trebuie însă verificate clauzele contractului de muncă, obligația de fidelitate, confidențialitatea și eventualele incompatibilități ale profesiei.

PFA nu este forma prin care se exercită orice profesie liberală. Avocații, notarii, medicii și alte profesii reglementate au legi și organisme profesionale proprii și pot să nu se înregistreze la registrul comerțului în această formă.

Pasul 1: verifică activitatea și codul CAEN Rev.3

În 2026, dosarul trebuie construit folosind CAEN Rev.3. Nu copia automat un cod dintr-un articol redactat înainte de 2025: unele clase au fost împărțite, comasate sau renumerotate. ONRC oferă acces la nomenclator și la tabelul de conversie Rev.2–Rev.3.

Selectează o clasă principală care descrie activitatea preponderentă și, dacă ai nevoie, maximum patru clase secundare. Faptul că un cod poate fi înscris nu înseamnă că activitatea poate începe fără alte condiții. Educația, transportul, alimentația, serviciile de securitate, turismul, sănătatea sau lucrările tehnice pot necesita diplome, avize ori autorizații sectoriale.

Pentru activitățile la care legea cere pregătire sau experiență profesională, pregătește diplome, certificate, adeverințe de vechime ori alte documente acceptate. Registratorul poate solicita documente suplimentare dacă denumirea clasei CAEN nu este suficientă pentru a demonstra îndeplinirea condițiilor.

Pasul 2: rezervă denumirea

Firma unui PFA cuprinde numele și prenumele titularului și forma de exercitare „persoană fizică autorizată”, potrivit regulilor privind registrul comerțului. Verificarea și rezervarea se fac prin serviciul ONRC.

Completează numele exact ca în actul de identitate. Dacă există risc de confuzie cu o firmă deja înregistrată, ONRC poate cere elemente de diferențiere permise de lege. Dovada rezervării intră în dosar și are valabilitatea indicată pe document.

Pasul 3: stabilește sediul profesional

Sediul poate fi într-un imobil deținut de titular sau folosit în baza unui contract: închiriere, comodat ori alt titlu legal. Dosarul trebuie să conțină documentul care dovedește dreptul de folosință.

Dacă sediul este într-un apartament, contează dacă se desfășoară efectiv activitate acolo și dacă se schimbă destinația locuinței. Declarația că la sediu nu se desfășoară activitate poate elimina anumite formalități în situațiile prevăzute de lege, dar nu trebuie folosită dacă realitatea este alta.

Pentru schimbarea destinației ori activitate care afectează condominiul pot deveni necesare avizul comitetului executiv și acordurile vecinilor direct afectați, conform Legii nr. 196/2018. Separat, proprietarul trebuie să verifice contractul de închiriere și regimul urbanistic.

Pasul 4: pregătește dosarul

Lista exactă trebuie verificată pe pagina ONRC dedicată înregistrării PFA, II și IF, în forma disponibilă la data depunerii. În mod obișnuit, dosarul cuprinde:

• cererea de înregistrare și autorizare;
• anexa privind înregistrarea fiscală, dacă este prevăzută în formular;
• declarația-tip pe propria răspundere privind condițiile de funcționare;
• dovada verificării și rezervării firmei;
• copia actului de identitate;
• dovada dreptului de folosință asupra sediului profesional și, dacă există, asupra punctelor de lucru;
• documentele de pregătire sau experiență profesională, când sunt cerute;
• avizul și acordurile pentru imobil, dacă situația le impune;
• împuternicirea persoanei care depune, dacă solicitantul nu se ocupă personal.

Cazierul fiscal este obținut, de regulă, din oficiu de registrul comerțului de la ANAF. Nu include în dosar declarații neadevărate doar pentru a evita un aviz; autorizarea pe propria răspundere poate fi verificată ulterior de autoritățile competente.

Pasul 5: depune cererea la ONRC

Cererea se adresează oficiului registrului comerțului competent pentru sediul profesional. ONRC arată că documentele pot fi depuse:

• direct la ghișeu;
• prin poștă sau curier;
• prin poștă electronică;
• prin portalul de servicii online al ONRC;
• la oricare oficiu al registrului comerțului, în condițiile procedurii publicate.

Documentele electronice trebuie semnate cu semnătură electronică calificată atunci când procedura o cere. O fotografie a unei semnături lipită într-un PDF nu echivalează cu semnătura calificată.

Registratorul poate admite cererea, o poate amâna pentru completări sau o poate respinge motivat. Pagina ONRC indică un termen de eliberare a certificatului de trei zile lucrătoare de la înregistrarea cererii ori de la completarea acesteia. Termenul nu trebuie confundat cu o garanție că orice dosar incomplet este soluționat în trei zile.

Ce primești după admitere

La final se eliberează certificatul de înregistrare cu codul unic de înregistrare și documentele aferente autorizării. Afirmația întâlnită în ghiduri vechi că titularul trebuie apoi să meargă la ANAF „pentru a obține CIF-ul” este înșelătoare: identificarea fiscală este integrată în înregistrarea la ONRC.

Înainte de prima factură, verifică:

• datele din certificat și activitățile autorizate;
• dacă punctul de lucru a fost înregistrat;
• regimul de impunere aplicabil;
• obligațiile de facturare și transmitere prin RO e-Factura;
• necesitatea casei de marcat pentru încasările efectuate;
• registrul de evidență fiscală și documentele contabile;
• contul bancar și circuitul încasărilor;
• eventualele avize sectoriale.

Certificatul ONRC nu înlocuiește autorizația sanitară, autorizația de mediu, licența de transport ori alte aprobări impuse domeniului.

Sistem real sau normă de venit

Venitul net al unui PFA poate fi stabilit în sistem real, pe baza veniturilor și cheltuielilor deductibile, sau la normă de venit dacă activitatea și condițiile legale permit acest lucru. Normele sunt stabilite teritorial de direcțiile finanțelor publice și nu există pentru orice cod CAEN.

În sistem real trebuie păstrate documentele justificative și delimitate cheltuielile activității de cele personale. O plată făcută din contul PFA nu devine automat deductibilă. Trebuie să fie efectuată în scopul activității, justificată și să respecte limitele ori excluderile din Codul fiscal.

Alegerea nu se face numai comparând un procent. Contează veniturile estimate, cheltuielile reale, condițiile de eligibilitate pentru normă și perioada pentru care opțiunea produce efecte.

Impozit, CAS, CASS și Declarația unică

Impozitul pe venit și contribuțiile sociale se stabilesc conform Codului fiscal aplicabil anului în care se obține venitul. Pragurile CAS și CASS sunt legate de salariul minim și au fost modificate în mod repetat, așadar un calcul din 2024 nu trebuie reutilizat pentru 2026.

Pentru veniturile realizate în 2025, ANAF a stabilit termenul Declarației unice la 25 mai 2026. Această dată privește veniturile anului anterior; un PFA deschis în 2026 va declara venitul realizat în 2026 la termenul prevăzut pentru 2027, dacă legea nu se modifică între timp. Regimul actual nu mai presupune aceeași estimare anuală folosită în formularele mai vechi.

CAS pentru activități independente devine obligatorie de la plafonul legal raportat la 12 salarii minime, cu baza minimă și treapta superioară prevăzute de Codul fiscal. CASS are reguli proprii pentru veniturile independente, inclusiv limite minime, maxime și excepții. Calitatea de salariat nu elimină automat toate contribuțiile PFA; calculul trebuie făcut pe venitul și situația concretă.

TVA și facturare

Un PFA poate fi neplătitor sau înregistrat în scopuri de TVA. Înregistrarea poate deveni obligatorie la depășirea plafonului legal ori în alte situații, inclusiv anumite operațiuni intracomunitare. Verifică plafonul și cursul aplicabil la data operațiunii, nu o cifră preluată dintr-un articol vechi.

RO e-Factura are reguli care privesc și persoanele fizice autorizate. Obligația de transmitere, termenul și eventualele excepții depind de tipul operațiunii și de regimul în vigoare. Contul în Spațiul Privat Virtual și un mod corect de generare a facturilor ar trebui pregătite înainte de începerea activității.

PFA sau SRL: diferența practică

PFA este legat direct de persoana titularului, are limite de activități și angajați și o evidență specifică veniturilor independente. SRL este o persoană juridică distinctă, poate avea asociați și are contabilitate în partidă dublă.

Răspunderea este un criteriu important. Sintagma „PFA este mai simplu” nu spune nimic despre riscul contractual, investiții, angajați sau planul de a reinvesti profitul. Pentru activități cu daune potențiale mari, contracte complexe ori mai mulți participanți, comparația trebuie făcută înaintea înregistrării.

Întrebări frecvente

Mai este valabilă procedura de înființare PFA din 2024?

Structura de bază există, dar codurile CAEN și unele obligații fiscale s-au schimbat. În 2026 se folosește CAEN Rev.3, iar formularele trebuie descărcate din sursa ONRC actuală.

Este nevoie de capital social?

Nu. PFA nu are capital social precum un SRL.

Pot avea mai multe coduri CAEN?

Da, maximum cinci clase CAEN. Trebuie îndeplinite condițiile și obținute autorizațiile pentru fiecare activitate desfășurată.

Pot avea angajați?

Da, cel mult trei persoane cu contract individual de muncă, potrivit OUG nr. 44/2008.

Pot deschide PFA dacă sunt salariat?

Da. Legea permite cumulul, chiar și în același domeniu, dar trebuie respectate obligațiile din raportul de muncă și eventualele incompatibilități profesionale.

Este obligatoriu un contabil?

Legea nu impune în toate cazurile contractarea unui contabil, dar titularul răspunde pentru evidență și declarații. TVA, operațiunile internaționale, salariații sau activele complicate justifică frecvent asistență contabilă.

Radierea șterge datoriile?

Nu. Încetarea și radierea la ONRC nu anulează impozitele, contribuțiile, contractele sau datoriile existente. Evidența fiscală trebuie închisă și declarațiile finale depuse conform situației.

Înființarea propriu-zisă este doar prima etapă. Un dosar corect pornește de la codul CAEN Rev.3 și sediul real, iar activitatea începe după verificarea obligațiilor fiscale, a facturării și a autorizațiilor specifice.