Schimbarea sediului social al unei firme este un proces comun în viața oricărei afaceri. Indiferent dacă te muți într-un alt spațiu în același județ sau într-un județ diferit, este esențial să urmezi pașii corecți pentru a te asigura că totul este în regulă din punct de vedere legal.
Pașii pentru schimbarea sediului social
-
Hotărârea adunării generale a asociaților/acționarilor: Primul pas este ca adunarea generală a asociaților sau acționarilor să adopte o hotărâre privind schimbarea sediului social. Această hotărâre trebuie consemnată într-un proces-verbal.
-
Actualizarea actului constitutiv: După adoptarea hotărârii, este necesar să actualizezi actul constitutiv al firmei pentru a reflecta noua adresă a sediului social.
-
Documente necesare:
- Cererea de înregistrare: Formularul standard disponibil la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC).
- Declarația pe propria răspundere: Confirmă îndeplinirea condițiilor de funcționare la noul sediu.
- Hotărârea adunării generale: Procesul-verbal care atestă decizia de schimbare a sediului.
- Actul care atestă dreptul de folosință asupra spațiului: Poate fi un contract de închiriere, comodat sau act de proprietate.
- Actul constitutiv actualizat: Cu mențiunea noii adrese.
-
Depunerea documentelor la ONRC: Dosarul complet se depune la oficiul registrului comerțului competent, în funcție de județul în care se află noul sediu. Este posibil să depui documentele personal, prin poștă sau online, semnate cu semnătură electronică calificată.
-
Plata taxelor: Vor fi percepute taxe pentru publicarea în Monitorul Oficial și pentru emiterea unui nou certificat de înregistrare. Aceste taxe pot varia în funcție de județ și de numărul de caractere din hotărârea adunării generale.
-
Obținerea noului certificat de înregistrare: După procesarea cererii, ONRC va emite un nou certificat de înregistrare cu noul sediu social.
Termene și costuri
-
Durata procesului:
- În același județ: Înregistrarea schimbării sediului social durează, de obicei, 3 zile lucrătoare.
- În alt județ: Procesul poate dura până la 14 zile lucrătoare.
-
Costuri:
- Taxe ONRC: Taxele pentru publicarea în Monitorul Oficial și pentru emiterea unui nou certificat de înregistrare variază în funcție de județ și de numărul de caractere din hotărârea adunării generale.
- Consultanță: Dacă alegi să colaborezi cu o firmă de consultanță, onorariul poate fi în jur de 250 lei, plus taxele ONRC.
Alte formalități
-
Actualizarea documentelor interne: După schimbarea sediului social, este necesar să actualizezi toate documentele firmei care conțin vechea adresă, cum ar fi facturi, chitanțiere și Registrul Unic de Control.
-
Notificarea autorităților și partenerilor: Este important să informezi autoritățile relevante, cum ar fi ANAF, și partenerii de afaceri despre noul sediu social. Acest lucru asigură o comunicare eficientă și evită eventualele confuzii.
Întrebări frecvente
1. Pot schimba sediul social fără a modifica actul constitutiv?
Nu, schimbarea sediului social implică actualizarea actului constitutiv pentru a reflecta noua adresă.
2. Este obligatoriu să public în Monitorul Oficial hotărârea de schimbare a sediului?
Da, publicarea în Monitorul Oficial este obligatorie pentru a oficializa schimbarea sediului social.
3. Pot depune documentele online?
Da, ONRC permite depunerea documentelor online, semnate cu semnătură electronică calificată.
Concluzie
Schimbarea sediului social al firmei este un proces care necesită atenție și respectarea pașilor legali. Asigură-te că urmezi procedurile corecte și că informezi toate părțile implicate pentru a menține o activitate fără întreruperi. Dacă ai nelămuriri sau întâmpini dificultăți, este recomandat să consulți un specialist în domeniu.
