Ce este semnătura electronică calificată?
Semnătura electronică calificată este o formă avansată de semnătură electronică, bazată pe un certificat digital calificat emis de un furnizor de servicii de încredere. Aceasta asigură:
- Autenticitatea: confirmă identitatea semnatarului.
- Integritatea: garantează că documentul nu a fost modificat după semnare.
- Non-repudierea: semnatarul nu poate nega semnătura aplicată.
Conform Regulamentului eIDAS (Regulamentul UE nr. 910/2014), semnătura electronică calificată are aceeași valoare juridică ca și semnătura olografă în toate statele membre ale Uniunii Europene.
Cum obții o semnătură electronică calificată?
Pentru a obține o semnătură electronică calificată, urmează acești pași:
-
Alege un furnizor de servicii de încredere: În România, există mai mulți furnizori autorizați, precum certSIGN, DigiSign, Trans Sped, AlphaSign și alții. Asigură-te că furnizorul ales este acreditat conform cerințelor Regulamentului eIDAS.
-
Verificarea identității: Procesul de identificare poate fi realizat:
- Fizic: prin prezentarea la sediul furnizorului cu actul de identitate.
- Online: prin video-identificare asistată de un operator al furnizorului.
-
Emiterea certificatului digital calificat: După verificarea identității, furnizorul îți va emite certificatul digital calificat, care poate fi stocat:
- Pe un dispozitiv fizic: cum ar fi un token USB sau o cartelă smart.
- În cloud: permițând semnarea documentelor de pe orice dispozitiv conectat la internet.
-
Activarea și utilizarea semnăturii: Instalează aplicațiile necesare furnizate de emitent și urmează instrucțiunile pentru activarea semnăturii electronice.
Unde poți folosi semnătura electronică calificată?
Semnătura electronică calificată este utilă în diverse contexte, inclusiv:
-
Relația cu instituțiile publice:
- ANAF: depunerea declarațiilor fiscale, precum declarația unică sau D112.
- ONRC: înregistrarea și modificarea actelor societății.
- CNAS: transmiterea documentelor necesare pentru asigurările de sănătate.
- ITM: comunicarea documentelor legate de relațiile de muncă.
-
Mediul privat:
- Semnarea contractelor: contracte de muncă, contracte comerciale, acorduri de colaborare.
- Facturare electronică: emiterea și semnarea facturilor electronice.
- Participarea la licitații publice: prin platforme precum SEAP/SICAP.
-
Alte utilizări:
- Accesarea platformelor guvernamentale: precum Spațiul Privat Virtual (SPV) sau ghiseul.ro.
- Semnarea documentelor interne: procese interne ale companiilor, cum ar fi aprobarea documentelor sau rapoartelor.
Întrebări frecvente
1. Este obligatorie semnătura electronică calificată pentru toate firmele?
Da, toate firmele (SRL, PFA etc.) sunt obligate să utilizeze o semnătură electronică calificată pentru a comunica electronic cu instituțiile statului.
2. Pot folosi semnătura electronică calificată pentru semnarea oricărui tip de document?
Da, semnătura electronică calificată poate fi utilizată pentru semnarea oricărui document care necesită semnătură, având aceeași valoare legală ca și semnătura olografă.
3. Care este diferența dintre semnătura electronică simplă, avansată și calificată?
- Semnătura electronică simplă: nivel de bază, fără valoare legală deplină.
- Semnătura electronică avansată: oferă un nivel mai ridicat de securitate, dar nu este echivalentă cu semnătura olografă.
- Semnătura electronică calificată: cel mai înalt nivel de securitate, echivalentă juridic cu semnătura olografă.
4. Cât costă obținerea unei semnături electronice calificate?
Costurile variază în funcție de furnizor și durata abonamentului, estimativ între 150 și 500 lei pe an.
5. Cum se păstrează documentele semnate electronic?
Documentele semnate electronic trebuie păstrate în format electronic, deoarece tipărirea lor anulează valoarea legală a semnăturii electronice.
Concluzie
Obținerea și utilizarea unei semnături electronice calificate îți simplifică interacțiunile cu instituțiile publice și partenerii de afaceri, oferind un nivel ridicat de securitate și eficiență. Asigură-te că alegi un furnizor acreditat și urmezi pașii necesari pentru a beneficia de toate avantajele oferite de semnătura electronică calificată.
