Atunci când călătoriți în interes de serviciu, atât angajații, cât și persoanele fizice autorizate (PFA) pot beneficia de diurne și deconturi. Este esențial să înțelegeți cum se aplică tratamentul fiscal în aceste cazuri pentru a evita eventualele probleme cu autoritățile fiscale.
Diurnele pentru angajați
Angajații care efectuează deplasări în interes de serviciu au dreptul la o diurnă, care acoperă cheltuielile de masă și alte cheltuieli minore. Conform legislației fiscale, diurna acordată angajaților este deductibilă în limita a 2,5 ori valoarea corespunzătoare a normei de hrană stabilite prin Hotărârea Guvernului nr. 44/2004. De exemplu, dacă norma de hrană este de 20 lei, diurna maximă deductibilă ar fi de 50 lei pe zi.
Pași pentru acordarea diurnei:
- Stabilirea valorii diurnei: Verificați norma de hrană actuală și aplicați coeficientul corespunzător.
- Documentarea deplasării: Asigurați-vă că deplasarea este în interes de serviciu și că există documente justificative (ordine de deplasare, bilete de transport, facturi de cazare).
- Plata diurnei: Achitați diurna angajatului înainte de efectuarea deplasării sau la începutul acesteia.
- Înregistrarea în contabilitate: Înregistrați cheltuielile cu diurna în evidența contabilă a firmei.
Deconturile pentru angajați
Pe lângă diurnă, angajații pot solicita decontarea altor cheltuieli efectuate în interes de serviciu, precum transportul, cazarea sau alte cheltuieli necesare. Aceste cheltuieli sunt deductibile dacă sunt justificate cu documente corespunzătoare și dacă sunt efectuate în scopul realizării de venituri impozabile.
Pași pentru decontare:
- Colectarea documentelor justificative: Asigurați-vă că angajatul furnizează facturi, chitanțe și alte documente care atestă cheltuielile efectuate.
- Verificarea cheltuielilor: Confirmați că cheltuielile sunt necesare și efectuate în interes de serviciu.
- Aprobarea decontului: Autorizați decontul conform procedurilor interne ale companiei.
- Înregistrarea în contabilitate: Înregistrați cheltuielile și decontul în evidența contabilă a firmei.
Diurnele pentru PFA
Persoanele fizice autorizate care efectuează deplasări în interes de serviciu pot deduce cheltuielile cu diurna, cu condiția ca acestea să fie efectuate în scopul realizării de venituri impozabile și să fie justificate cu documente corespunzătoare. Este important de menționat că, în cazul PFA-urilor fără angajați, diurna este deductibilă limitat, conform legislației fiscale în vigoare.
Pași pentru deducerea diurnei:
- Stabilirea valorii diurnei: Calculați diurna conform normelor fiscale aplicabile.
- Documentarea deplasării: Asigurați-vă că deplasarea este în interes de serviciu și că există documente justificative (facturi de transport, cazare, ordine de deplasare).
- Înregistrarea în contabilitate: Înregistrați cheltuielile cu diurna în evidența contabilă a PFA-ului.
Deconturile pentru PFA
PFA-urile pot deduce cheltuielile efectuate în interes de serviciu, precum transportul, cazarea și alte cheltuieli necesare, cu condiția ca acestea să fie justificate cu documente corespunzătoare și să fie efectuate în scopul realizării de venituri impozabile.
Pași pentru deducerea cheltuielilor:
- Colectarea documentelor justificative: Păstrați facturi, chitanțe și alte documente care atestă cheltuielile efectuate.
- Verificarea cheltuielilor: Confirmați că cheltuielile sunt necesare și efectuate în interes de serviciu.
- Înregistrarea în contabilitate: Înregistrați cheltuielile în evidența contabilă a PFA-ului.
Întrebări frecvente
1. Care este valoarea maximă a diurnei deductibile pentru angajați?
Valoarea maximă a diurnei deductibile este de 2,5 ori norma de hrană stabilită prin Hotărârea Guvernului nr. 44/2004.
2. PFA-urile pot deduce integral cheltuielile cu diurna?
Nu, în cazul PFA-urilor fără angajați, diurna este deductibilă limitat, conform legislației fiscale în vigoare.
3. Ce documente sunt necesare pentru a justifica cheltuielile decontate?
Sunt necesare facturi, chitanțe și alte documente care atestă cheltuielile efectuate în interes de serviciu.
Concluzie
Gestionarea corectă a diurnelor și deconturilor este esențială pentru respectarea obligațiilor fiscale și pentru evitarea eventualelor sancțiuni. Asigurați-vă că păstrați documentația corespunzătoare și că respectați procedurile interne ale companiei sau ale PFA-ului. În caz de incertitudini, este recomandat să consultați un specialist în domeniu.
